MICROSOFT EXCEL 2007

FUNGSI

Pertemuan ke 6 setelah quiz minggu lalu mulai memasuki Bab Microsoft Excel 2007. Sedikit menyinggung materi di semester I, kami mahasiswi KPK 2008, 2009, dan 2010 masih saja kebingungan dengan rumus - rumus yang dulu pernah diberikan oleh Bu Tyas. Untuk mampu mengingatkannya kembali, saya akan sedikit membantu dengan materi yang akan saya berikan di blog saya ini.

Gambar 1

 Pada Gambar 1 merupakan contoh data yang dikerjakan sekaligus dengan jawabannya. Untuk memperjelas bagaimana mendapatkan jawaban tersebut, ikuti langkah - langkah di bawah ini.

• Jenis Barang

Gambar 2. Mencari Jenis Barang

 Langkah Gambar 2 :

1. Pilih fungsi IF
2. Lalu masukkan fungsi =LEFT(B6,2)
3. Kemudian lanjutkan dengan kelanjutan fungsi IF yang akan menghasilkan perintah seperti gambar di bawah ini.

Gambar 2-1. Rumus Fungsi Mencari Jenis Barang

• Tanggal Kembali

Gambar 3. Mencari Tanggal Kembali

Langkah Gambar 3 :

1. Pilih fungsi IF
2. Lalu masukkan kelanjutan dari fungsi IF yang berisi (C6="SOFTWARE",D6+2,D6+1)
3. Kemudian fungsi IF akan menghasilkan perintah seperti gambar di bawah ini.

Gambar 3-1 Rumus Fungsi Mencari Tanggal Kembali

• Keterlambatan

Gambar 4. Mencari Keterlambatan Hari Pengembalian

Langkah Gambar 4 :

1. Pilih Fungsi Text yaitu Concatenate untuk menggabungkan HARI
2. Lalu masukkan fungsi =IF yang di dalamnya berisi perintah jika Tanggal Dikembalikan lebih kecil dari Tanggal Kembali maka keterlambatan 0 HARI, jika tidak maka hasil keterlambatan adalah pengurangan Tanggal dikembalikan dengan Tanggal Kembali.
3. Kemudian masukkan perintahnya maka akan menghasilkan perintah seperti gambar yang ada di bawah ini.

Gambar 4-1 Rumus Mencari Keterlambatan Pengembalian

• Denda Peminjaman

Gambar 5. Mencari Denda Peminjaman

1. Pilih fungsi IF
2. Lalu masukkan fungsi LEFT untuk penggabungan rumus
3. Kemudian lanjutkan dengan kelanjutan fungsi IF yang akan menghasilkan perintah seperti gambar di bawah ini.

Gambar 5-1. Rumus Mencari Denda Keterlambatan

• Pendapatan Per Barang

Gambar 6. Mencari Pendapatan Per Barang

Langkah Gambar 6 :

1. Pilih fungsi =SUMIF(range, criteria, num_range)
2. Lalu masukkan alamat range, criteria dan num_range yang sesuai dengan data
3. Kemudian akan menghasilkan perintah seperti gambar 6-2.

Gambar 6-1 Langkah Pencarian Pendapatan Per barang

Gambar 6-2 Rumus Pencarian Hasil Pendapatan Per Barang

•  Pendapatan Per Tanggal

Gambar 7. Mencari Pendapatan Per Tanggal

Langkah Gambar 7 :

1. Pilih fungsi =SUMIF(range, criteria, num_range)
2. Lalu masukkan fungsi tersebut sesuai dengan tata letak alamat data tersebut pada rumus SUMIF. Range berasal dari range tanggal dikembalikan dan num_range berasal dari range Denda
3. Kemudian akan menghasilkan perintah seperti gambar 7-2.

Gambar 7-1 . Cara Mencari Pendapatan Per Tanggal

Gambar 7-2 . Rumus  Mencari Pendapatan Per Tanggal

• Jumlah Keterlambatan berdasarkan Hari

Gambar 8. Mencari Jumlah Keterlambatan berdasarkan Hari

Langkah Gambar 8 :

1. Pilih dan buat range terlebih dahulu pada range Terlambat (hari)
2. Lalu gunakan fungsi =COUNTIF(range, criteria)
3. Masukan range yang tadi telah dibuat dan juga criteria-nya. 
4. Kemudian akan menghasilkan perintah seperti gambar 8-2 .

Gambar 8-1 . Cara mencari jumlah keterlambatan berdasarkan hari

Gambar 8-2 . Rumus Jumlah Keterlambatan berdasarkan hari

• Nilai dan Nilai Huruf

Gambar 9. Data Mencari Nilai dan Nilai Huruf

•  Nilai

Gambar 9-1 . Mencari Nilai Rata - rata dari setiap mahasiswa

Gambar 9-2 . Rumus Nilai Rata - Rata

•  Nilai Huruf

Gambar 9-3. Cara Mencari Nilai Huruf

Gambar 9-4. Rumus Mencari Hasil Nilai Huruf yang sesuai dengan ketentuan

=SELESAI=

MICROSOFT WORD 2007 

MAIL MERGE

Kegunaan : untuk menggabungkan dokumen yang akan dikirimkan pada penerima surat. Biasanya digunakan untuk pengiriman surat dalam jumlah banyak. Sehingga, data yang digunakan kolaborasi antara Microsoft Word dengan Microsoft Excel. Penggunaan Mail Merge tidak hanya terpaku untuk membuat surat, jadi apapun bentuk dokumennya, jika membutuhkan tujuan pengiriman massal atau dalam jumlah banyak, dapat juga menggunakan Mail Merge.

Microsoft Word : menjadi template dokumen yang akan dikirimkan dan tidak mengubah apapun.

Microsoft Excel : menjadi sumber data recipient atau data penerima surat dan ini dapat berubah-ubah sesuai kebutuhan.

Mail Merge berada di Tab Mailing dalam Group Start Mail Merge

Langkah dan contoh :

1. Siapkan terlebih dahulu dokumen di Microsoft Excel untuk daftar penerima. 

2. Lakukan change name range data dengan nama misalkan "RANGE".

3. Lalu Save di drive yang sama dengan drive penyimpanan dokumen mail merge. 

4. Pilih Menu Start Mail Merge kemudian pilih salah satu pada gambar. Misal Label.

5. Pilih jenis dan ukuran kertas yang diinginkan seperti gambar di atas. Lalu klik OK 

 

6. Setelah itu akan keluar Tabel di bawah ini. Lakukan perintah pembuatan tabel seperti gambar berikut agar tabel terbentuk dengan benar.

7. Lakukan penggandaan tabel dengan klik kanan, maka Anda dapat lakukan hal seperti gambar di atas.

 

8. Lanjutkan Pilih menu Select Recipients, Pilih Use Existing List.

9. Maka akan keluar pop up seperti di bawah ini.

10. Buka drive dimana Anda menyimpan main dokumen tadi. Lalu klik Open 

11. Pilih nama range yang tadi telah dibuat sebelumnya. misalkan "RANGE". Lalu klik OK 

12. Setelah itu, lakukan Update Labels. Sehingga semua label yang ada terisi dengan benar

13. Masukkan field yang ada pada Rules yang bernama Next Record pada label yang pertama 

14. Masukkan satu per satu field yang ada pada Insert Merge Field. Sehingga semua field tercantum seluruhnya pada tiap label 

15. Lakukan peng-Update-an kembali. Agar field dapat tercantum diseluruh label.

16. Hasil yang diharapkan dari Update yaitu seperti gambar di bawah ini. 

17. Untuk Final touch, dapat klik Preview Results agar semua data dapat terlihat dengan benar.

18. Arah panah dan angka itu menunjukkan data sesuai urutan yang ada pada data Excel yang dibuat sehingga berguna juga untuk mencari field yang akan dikirim. 

-SEKIAN-

MICROSOFT WORD 2007

STYLE, FOOTNOTE, INDEX, CAPTION, TOC

Masih berkelanjutan dari pembahasan sebelumnya di pertemuan ke 2 mengenai Editing, sekarang pembahasan mengenai pembuatan Style, Footnote, Index, Caption dan Table of Content.

    A. STYLE

Kegunaan Style yaitu memberikan efek kepada dokumen yang telah dibuat, seperti efek judul, Paragraf, font yang diterapkan serta ukurannya, dll. Style akan berkaitan dengan pembuatan Table of Content (TOC) atau biasa disebut sebagai daftar isi untuk pemahaman umumnya.

Langkah dan contoh :

1. Klik Launcher box yang ada pada Group Style, maka akan keluar seperti gambar di atas. 

2. Untuk membuat Style baru, dapat menggunakan New Style seperti gambar dibawah ini. 

3. Maka akan keluar dialog box agar dapat memodifikasi format yang ada sesuai kebutuhan pengguna dengan menggunakan Menu Format yang berada di sebelah kiri pojok bawah.

Adapun Menu-menu yang ada di format, antara lain :

        a. Font

        b. Paragraph

        c. Language 

        d. Numbering and Bullets dll 

4. Setelah klik OK, maka akan jadi style kita sendiri seperti contoh Judul1 di bawah ini.

5. Untuk mengatur ulang kembali style yang kita buat, dapat dengan klik kanan pada Judul1 lalu akan keluar pilihan Modify, setelah itu klik.

  

6. Maka akan keluar dialog box seperti gambar di atas, setelah itu dapat dilakukan perubahan style. Berikut hasil dari Style yang telah dibuat.

7. Cukup Mengarahkan kursor pada kalimat yang ingin diberikan Style, kemudian klik atau pilih Style yang telah dibuat atau diinginkan. 

    B. FOOTNOTE/ENDNOTE

Kegunaannya untuk menuliskan catatan kaki pada halaman dokumen.

Langkah dan contoh :

    C. TABLE OF CONTENTS

Kegunaannya untuk membuat daftar isi tanpa bersusah payah membuat satu per satu untuk melihat halaman.

Langkah dan contoh :

1. Pilih Insert Table of Content yang ada pada Group TOC

2. Klik Ok jika sudah fix pada pilihan yang ada

 3. Jika ingin mengubah apa yang ada pada TOC table, dapat klik Modify. Maka akan keluar dialog box seperti gambar di bawah ini 

4. Jika masih ingin mengubah secara keseluruhan pada TOC, dapat klik lagi Modify yang ada pada box sebelah kiri atas ini. Lalu tekan Ok jika sudah yakin. 

5. Ini merupakan contoh dari hasil TOC yang telah kita buat 

    D. CAPTION

Kegunaannya : untuk menambahkan keterangan ada gambar dan membuat daftar dari keterangan gambar itu sendiri. 

Langkah dan contoh :

1. Pilih Insert Caption, maka akan keluar dialog box seperti ini.

2. Klik New Label untuk membuat label baru, sehingga keluar Label Name Box untuk memasukkan nama baru, misalkan Picture.

3. Hasil yang dapat dilihat setelah kita klik OK. 

    E. INDEX

Kegunaannya untuk memudahkan kita dalam mencari kata-kata serta halamannya yang terletak di belakang halaman dokumen.

Langkah dan Contoh :

1. Pilih kata yang akan diberi tanda index, Lalu klik Mark Entry.

 2. Setelah klik OK setelah kita pilih insert Index, maka di atas inilah hasil index yang kita buat. 

3. Ini merupakan hasil sempurna dari Index 

-SEKIAN-