RESUME KOMPUTER I (PART 11)

MICROSOFT ACCESS

PENGENALAN MICROSOFT ACCESS

Pada pertemuan kali ini, menjelaskan mengenai Microsoft Access. Microsoft Access 2007 adalah salah satu produk Microsoft untuk database. Microsoft Access berguna untuk membuat, mengolah dan mengelola database (Basis Data). Biasanya penggunaannya lebih detail dengan penggunaan coding atau Query. Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna. Hampir mirip dengan Microsoft Excel, namun Microsoft Access dapat dikatakan lebih detail karena adanya penggunaan Query tertentu. 

    A. Mengaktifkan Microsoft Access

        Berikut ini cara untuk membuka atau mengaktifkan Microsoft Access 2007 :

1. Pilih Ms Access 2007 pada Start Menu

2. Tampilan layar akan muncul seperti di bawah ini.

Tampilan Awal untuk Access 2007

 

3. Pada Area New Blank Database, pilihlah Blank Database.

Pada bagian sebelah kanan layar tampil text box atau sebut saja Navigation Pane yang digunakan untuk menamai file database dan memilih lokasi untuk menyimpan database baru.

4. Isikan nama file database pada kolom File Name Database berada di Navigation Pane sisi kanan.

5. Klik gambar folder di sisi kanan seperti gambar hingga muncul dialog box seperti dibawah ini. Penyimpanan File dan pemilihan format file pada kolom File Name dan Save As Type.

Yang perlu diperhatikan pada saat membuat database baru ini adalah type Access yang akan digunakan kemudian. Apakah hanya akan dipergunakan pada Access 2007 saja atau diharapkan bisa dibuka pada versi Access sebelumnya. Jika pilihan kedua yang diinginkan, maka Anda harus menyimpannya dalam extensi *.mdb jika tidak akan disimpan dengan extensi *.accdb.

6. Lalu Create. File yang disimpan dalam Access 2007 berformat *.accdb (seperti gambar di bawah ini)

7. Maka akan muncul lembar database seperti gambar berikut ini. Jika berhasil, kemudian akan tampil table kosong yang merupakan table default yang dibuat oleh Access. Jika tidak ingin menggunakan table tersebut, tutup saja dengan menekan tanda silang dipojok kanan.

Tampilan database baru yang telah dibuat

    B. Pembuatan Tabel

        Langkah - langkah yang dilakukan untuk membuat tabel antara lain:

1. Aktifkan Tab Tabel terlebih dahulu

2. Pilih Design View pada Tab Home hingga muncul pop up box Save as dan berikan nama pada Table Name, Tekan OK

 

3. Nama tabel yang sebelumnya Table menjadi mhs seperti contoh di bawah ini

4. Setelah jadi tabel dengan nama baru, tabel dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan dengan menggunakan menu Field Properties. Field Properties akan muncul seperti gambar di bawah ini

Data Type

Perubahan format - format data type dapat dilakukan tetapi tetap sesuai dengan format yang memang telah ditentukan oleh Access 2007. Di bawah ini merupakan datatype yang disediakan : 

6. Setelah itu pilihlah salah satu yang berada di Field Name untuk mendapatkan Primary Key. Kita ambil contoh Primary Key (PK) adalah Nama.

7. Dan Inilah hasil tabel dari langkah - langkah di atas

    C. Pembuatan Tabel (Alternative)

        Selain cara di atas, adapun cara lain untuk membuat tabel. Langkahnya seperti dibawah ini :

1. Klik Table Design pada Group Tables yang ada pada Tab Create

2. Ketika ada Warning seperti berikut ini, klik Yes.

3. Lalu simpan nama tabel yang dikehendaki. Contoh nama tabel kuliah. Lalu Klik OK.

4. Tabel dengan nama kuliah akan muncul menjadi tabel baru seperti gambar dibawah ini.

5. Lakukan modifikasi Data Type pada masing-masing Field untuk Tabel yang telah di-create.

6. Buatlah Tabel dengan langkah-langkah tersebut diatas, sehingga mendapatkan beberapa tabel seperti gambar di bawah ini.

    D. Pembuatan Relationship

        Langkah - langkah :

1. Tutup semua jendela tabel yang ada dengan Klik kanan lalu pilihlah Close All.

2. Klik Relationships pada Tab Database Tools di grup Show/Hide.

3. Maka akan keluar dialog box seperti gambar di bawah ini.

4. Pilih semua tabel yang telah disediakan pada box tersebut. Lalu klik Add. Sehingga muncul dialog box seperti di bawah ini. Box-box yang terbentuk dari tabel tersebut akan terbentuk Hubungan (Relationship).

5. Lakukan penarikan dari box satu ke box lain yang memiliki PK (Primary Key). Maka akan keluar dialog box seperti gambar di bawah ini.

6. Berikan centang pada pilihan "Enforce Referential Integrity", Lalu klik Create. Perlu diperhatikan juga untuk saling membuat relasi ini, perhatikan pada kolom Table/Query dan Related Table/Query.

 

7. Inilah hasil dari Relationships. Lalukan hal yang sama pada setiap record yang memiliki PK.

One To Many

Intermediate / Many To Many

-SEKIAN-