RESUME KOMPUTER II (Part 8)

MICROSOFT EXCEL 2007

HLOOKUP VLOOKUP dan PIVOT TABLE

Pertemuan ke 8 ini, masih membahas sedikit tentang HLOOKUP dan VLOOKUP. Dibawah ini, saya sedikit memberi contoh data pencarian hasil dengan Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP. Tetapi yang di bahas pada pertemuan ke 8 ini seharusnya tentang PIVOT TABLE dan PIVOT CHART. Dari contoh HLOOKUP dan VLOOKUP, saya akan langsung mengaplikasikannya pada PIVOT TABLE dan PIVOT CHART.

A. HLOOKUP dan VLOOKUP

Gambar 1. Data Kosongan HLOOKUP dan VLOOKUP

1. Cari Nama Pelamar yang Diterima

Langkah - langkah dan Contoh :

a. Letakkan kursor pada sel yang akan dicari hasilnya. Seperti Gambar 1.1

Gambar 1.1

b. Perhatikan Sheet yang berbeda nama pada Gambar 1.1 di atas. Di sana ada data yang dapat membantu dalam pencarian hasil HLOOKUP dan VLOOKUP.

c. Misalkan kita membuka Sheet Daftar Pelamar yang ada.

d. Kemudian lakukan penamaan range pada seluruh tabel yang ada pada Daftar Pelamar. Misalkan dengan nama DTJK. Lalu tekan enter. Dapat dilihat dari Gambar 1.2 di bawah ini.

Gambar 1.2 Pemberian Name Range DTJK

e. Lalu masukkan perintah - perintahnya yang mana pada sel ini digunakan perintah Fungsi VLOOKUP. Seperti Gambar 1.3 di bawah ini.

Gambar 1.3 Pemasukkan Perintah dan Alamat pada sel

f. Maka akan menghasilkan nama - nama Daftar Pelamar yang diterima sesuai dengan perintah yang diinginkan seperti Gambar 1.4 di bawah ini. Fungsinya dapat dilihat di Formula Bar.

Gambar 1.4 Hasil Pencarian Nama Pelamar yang Diterima

2. Cari Tanggal Lahir dari Pelamar yang Diterima

Langkah - langkah dan Contoh :

a. Letakkan kursor pada sel yang akan dicari hasilnya. Seperti Gambar 2.1

Gambar 2.1

b. Masih tetap sama dengan Perintah seperti Pencarian Nama Pelamar yang Diterima. Lalu masukkan perintah - perintahnya yang mana pada sel ini digunakan perintah Fungsi VLOOKUP. Seperti Gambar 2.2 di bawah ini. Tetapi pada Pencarian Tanggal Lahir Pelamar yang Diterima, kita menggantikan Col_index_Num-nya menjadi ke 3. Karena yang Pencarian Nama, saya mengisi Col_Index_Num-nya ke 2.

c. Dapat diperhatikan kembali pada Range yang diberi nama DTJK itu untuk lebih jelasnya.

Gambar 2.2 Pemasukkan Perintah dan Alamat untuk Tanggal Lahir

d. Maka akan menghasilkan Tanggal Lahir Daftar Pelamar yang diterima sesuai dengan perintah yang diinginkan seperti Gambar 2.3 di bawah ini. Fungsinya dapat dilihat di Formula Bar.

Gambar 2.3 Hasil Pencarian Tanggal Lahir Pelamar yang Diterima

3. Cari Jenis Kelamin dari Pelamar yang Diterima

Langkah - langkah dan Contoh :

a. Letakkan kursor pada sel yang akan dicari hasilnya. Seperti Gambar 3.1

Gambar 3.1

b. Lalu masukkan perintah - perintahnya yang mana pada sel ini digunakan perintah Fungsi VLOOKUP. Seperti Gambar 3.2 di bawah ini.Untuk Jenis Kelamin, Col_index_num-nya saya isi dengan 4. Karena dari Range DTJK, letak dari Jenis Kelamin berada pada kolom ke 4.

c. Dapat diperhatikan kembali pada Range yang diberi nama DTJK itu untuk lebih jelasnya.

Gambar 3.2 Pemasukkan Perintah dan Alamat untuk Jenis Kelamin

d. Maka akan menghasilkan Jenis Kelamin Daftar Pelamar yang diterima sesuai dengan perintah yang diinginkan seperti Gambar 3.3 di bawah ini. Fungsinya dapat dilihat di Formula Bar.

Gambar 3.3 Hasil Pencarian Jenis Kelamin Pelamar yang Diterima

4. Cari Nama Unit Kerja dari Pelamar yang Diterima

Langkah - langkah dan Contoh :

a. Letakkan kursor pada sel yang akan dicari hasilnya. Seperti Gambar 4.1

Gambar 4.1

b. Perhatikan Sheet yang berbeda nama pada Gambar 4.1 di atas. Di sana ada data yang dapat membantu dalam pencarian hasil HLOOKUP dan VLOOKUP.

c. Misalkan kita membuka Sheet Daftar Unit Kegiatan.

d. Kemudian lakukan penamaan range pada seluruh tabel yang ada pada Daftar Unit Kegiatan. Misalkan dengan nama KUK. Lalu tekan enter. Dapat dilihat dari Gambar 4.2 di bawah ini.

Gambar 4.2 Pemberian Name Range KUK

e. Lalu masukkan perintah - perintahnya yang mana pada sel ini digunakan perintah Fungsi VLOOKUP. Seperti Gambar 4.3 di bawah ini.

Gambar 4.3 Pengisian Perintah dan Alamat untuk Nama Unit Kerja

f. Ada yang berbeda dari Table_array-nya. Jika Untuk mencari Nama, Tanggal Lahir dan Jenis kelamin-nya menggunakan Table DTJK, tetapi untuk Unit Kerja menggunakan KUK. Karena sudah sesuai dengan tabel yang kita cari tadi.

g. Dibawah ini merupakan hasil dari Pencarian Nama Unit Kerja. Seperti Gambar 4.4

Gambar 4.4 Hasil Pencarian Nama Unit Kerja Pelamar yang Diterima

5. Cari Lokasi Ujian dari Pelamar yang Diterima

Langkah - langkah dan Contoh :

a. Letakkan kursor pada sel yang akan dicari hasilnya. Seperti Gambar 5.1

Gambar 5.1

b. Perhatikan Sheet yang berbeda nama pada Gambar 5.1 di atas. Di sana ada data yang dapat membantu dalam pencarian hasil HLOOKUP dan VLOOKUP.

c. Misalkan kita membuka Sheet Daftar Lokasi Ujian.

d. Buatlah tabel dengan nama range nya KL. Caranya dapat dilihat melalui Gambar 5.2 di bawah ini.

Gambar 5.2 Pembuatan Name Range KL pada Sheet Daftar Lokasi Ujian

e. Lalu masukkan perintah - perintahnya yang mana pada sel ini digunakan perintah Fungsi HLOOKUP. Seperti Gambar 5.3 di bawah ini.

f. Maka akan menghasilkan Lokasi - lokasi Ujian yang harus ditempuh oleh para pelamar yang Diterima. Seperti Gambar 5.4 dibawah ini.

Gambar 5.3 Pemasukkan Perintah dan Alamat untuk Lokasi Ujian

Gambar 5.4 Hasil Pencarian Lokasi Ujian untuk Pelamar yang Diterima

HASIL KESELURUHAN

HLOOKUP & VLOOKUP

B. PIVOT TABLE & PIVOT CHART

PivotTable digunakan untuk membuat laporan dari Microsoft Excel. Dimana fasilitas ini berupa table interaktif yang sangat cepat dalam menganalisa, mengkombinasikan dan membandingkan sejumlah data baik banyak maupun sedikit. Dalam PivotTable, kita dapat memilih suatu baris atau kolom yang hendak dijadikan referensi dalam melihat jumlah total dari suatu data.

PivotTable

PivotTable hanya bersifat report / laporan, artinya Anda tidak dapat mengedit data pada PivotTable. Jika ingin mengedit data, maka Anda harus melakukannya pada table aslinya (sumber data).

PivotChart

PivotChart adalah sama saja dengan PivotTable, hanya saja ia ditampilkan berupa Grafik. PivotChart tidak hanya tabel, tetapi juga ditambahkan grafik untuk lebih jelasnya.

Gambar 1.1 PivotTable

Gambar 1.2 PivotTable dan PivotChart

Langkah :

Klik Tab Insert

Lalu Pilih PivotTable yang ada pada Group Tables

Isi dari PivotTable yaitu PivotTable dan PivotChart

Cara membuat PivotTable :

1. Dari table contoh HLOOKUP dan VLOOKUP di atas, Sorotlah name range dari seluruh tabel mulai A1:H51

2. Kemudian lakukan Absolut sehingga seperti ini $A$1:$H$51. (Catatan: dalam menyorot range, harap mencangkup seluruh nama field (judul kolom) berikut dengan seluruh data yang ada dibawahnya.)

3. Setelah keluar dialog box seperti diatas, dapat memilih darimana data sources didapat.

Select a table or range : Pilihan ini jika sumber data yang hendak dibuat PivotTablenya berasal dari Excel worksheet.

Use an external data source : Pilihan ini jika sumber data yang hendak dibuat PivotTablenya berasal dari database external, seperti Microsoft SQL Server, Microsoft Access database, text file database (misalnya dBase), dll.