MICROSOFT VISIO 2003

WORK FLOW

Work Flow merupakan urutan-urutan langkah yang bersambung untuk mencapai hasil atau tujuan dari proses bisnis yang telah ada. Setiap langkah mengikuti contoh yang tanpa ada penundaan dan berakhir tepat sebelum langkah berikutnya dapat dimulai. Konsep ini berhubungan dengan tugas-tugas agar tidak saling tumpang tindih. Work Flow dapat dilihat sebagai abstraksi dari setiap pekerjaan yang nyata.

Alur kerja terdiri dari urutan langkah yang bersambung. Penekanan yang ada pada aliran paradigma, di mana setiap langkah mengikuti preseden tanpa penundaan atau kesenjangan dan berakhir tepat sebelum langkah berikutnya mungkin mulai. Konsep ini berhubungan dengan non tumpang tindih tugas tunggal sumber daya. Aliran yang dijelaskan dapat merujuk ke dokumen atau produk yang sedang ditransfer dari satu langkah ke yang lain. Konsep alur kerja berhubungan erat dengan konsep-konsep lain yang digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi, seperti silo, fungsi, tim, proyek, kebijakan dan hirarki.

Langkah-langkah untuk membuat Workflow melalui Visio, sebagai berikut :

1. Buka aplikasi Visio melalui Start Menu, Pilih Microsoft Visio 2003 / 2007 

 

2. Pilih Business Process kemudian pilih Work Flow

 

3. Pilih File -> Shapes -> Business Process -> Work Flow Diagram Shapes

 

4. Maka akan muncul navigation pane Shapes yang berisi bentuk untuk membuat work flow

5. Untuk mencari bentuk lain, dapat langsung ketikkan kata kunci di Search for shapes Box

Saya memberi beberapa contoh untuk dapat dikerjakan, yaitu :

1. Tata Cara Pendaftaran mahasiswa baru
2. Administrasi Umum Peminjaman Ruang Kelas dan Audit
3. AAK Pengantian Mata Kuliah

Keterangan :

1. PENMARU (PENDAFTARAN)

Work Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru

• Mahasiswa baru membeli formulir di bagian penmaru
• Setelah calon mahasiswa mengisi formulir dengan lengkap dengan persyaratan yang sudah ditentukan
• Petugas penmaru membuat nomer tes
• Petugas penmaru menentukan ruangan tes
• Petugas memberikan nomer tes peserta kepada calon mahasiswa
• Pelaksanaan tes
• Mengumumkan hasil test di dalam website stikom atau dapat dillihat dipapan pengumuman stikom
• Lalu melakukan registerasi kepada bagian penmaru

2. AU (Peminjaman Ruangan Kelas)

• Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2
• Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan
• Memberitahukan kepada AAK  bahwa ruangan ini akan kami pinjam untuk keperluan rapat atau lainya
• Petugas AAK akan mengecek apakah ruangan tersebut terpakai atau tidak sesuai dengan ruangan yang kosong
• Petugas AAK akan memberikan tanda tangan dan stempel
• Setelah dari AAK form tersebut akan ditujukan kepada kemahasiswaan untuk meminta tanda tangan dan stempel
• Mahasiswa meminta tanda tangan kepada kepala bagian AU
• Lalu mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas ruangan

  

3. AU (Peminjaman Ruangan Audit, Expo dan Serba Guna)

• Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2
• Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan
• Lalu mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada kemahasiswaaan
• Mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada petugas AU
• Dan mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas audit

4. AAK (Penggantian jadwal kuliah)

 

• Dosen memberitahukan atau mengkonfirmasi kepada AAK tentang mata kuliah dan kelas yang akan digantikan
• Dosen dan petugas AAK melakukan pengecekan dengan aplikasi apakah ada mata kuliah yang kres atau tidak.
• Maka dilakukan penjadwalan mata kuliah
• Penjadwalan yang sudah diganti akan berubah status

Dosen Ijin = sudah memberitahukan sebelumnya
Dosen Alpa = tidak masuk apabila tidak ada konfirmasi kedatangan selama 24 jam dari mata kuliah

• Mata kuliah pengganti akan muncul di SIIS.

 

-SEKIAN-

THE FINAL TEST

ENGLISH CONVERSATION II

Arliyana Ittaqullah Kurnia 10390150011 (Lia's Blog)

Cindy Septyari Enesty 10390150009 (Cindy's Blog)

2. Making and Answering Complaints

Arliyana    : Good Morning, Windy City Toyota. Lia is speaking. 

Cindy        : Good Morning. My name’s Cindy from STIKOM. 

Arliyana    : Well Miss Cindy. Can I help you ? 

Cindy        : I’m afraid I have complaint for your company.

                     I had painted my car at Toyota last week. But the paint is already starting to come off. 

Arliyana    : Oh , I’m sorry Miss Cindy. Let me check to our employee. Please wait a moment.

(15 minutes later)

Arliyana    : Halo Miss Cindy, We apologize to you.

                     The mistake comes out from our company because he was a new employee.

                     We will offer you to carry out your car to repair it tomorrow or if you have a free time. 

Cindy        : Ok , the sound is good for me. I will come to your company tomorrow.
Arliyana    : That will be great.
Cindy        : Ok, thank you. Good bye.
Arliyana    : You’re welcome. Good bye.

3. Checking Progress

Arliyana    : Good morning, Cindy
Cindy        : Good morning, Miss Lia
Arliyana    : Have you been break fast?
Cindy        : Yes, I have Miss. How about you?
Arliyana    : Absolutely yes. You look so tired Cindy. What is caused by your task?
Cindy        : Yes, Miss.
Arliyana    : Let me ask you about your task. Have you advertise the job in the local newspaper?
Cindy        : Oh, I have not advertised the job yet
Arliyana    : Ok , what are the task have you done?
Cindy        : I have called Mrs. Susan in Jakarta and have made arrangement for the monthly meeting.
Arliyana    : That’s good. What else have you done?
Cindy        : I have written a letter to Mr. Thomas, and I’m finishing the press release now.
Arliyana    : How about send fax to Mr. Brennan in Los Angeles.
Cindy        : I haven’t sent yet. But I will send fax soon.
Arliyana    : Ok, Cindy. Do it soon
Cindy        : Ok, Miss.

4. Checking Arrangements

Cindy        : Good morning, ABC Company. Cindy is speaking.
Arliyana    : Good morning. This is Liya from international sales conference.
Cindy        : Ok, Can I help you?
Arliyana    : Could I speak to Mr. Budi Gunawan ?
Cindy        : Oh, I am sorry Mrs. Lia. He is meeting now. Do you have any messages?
Arliyana    : I just want to ask you about schedule of the flight from Mr. Budi to come sales conference in Jakarta.

                     When will do the flight?
Cindy        : The flight on 27th February at 4.30 pm from Surabaya.
Arliyana    : May I know the flight number ?
Cindy        : The flight number is GA407 and he will arrive at 5.30 pm in Jakarta
Arliyana    : Ok , our conference will be held at 7 pm in Samudra Hotel.
Cindy        : Well, I will inform it to Mr. Budi Gunawan
Arliyana    : Ok, thanks for your information. Good Bye.
Cindy        : You’re welcome. Good Bye

Practice your English Conversation. Learn Real English has online intermediate and advanced English conversations, to improve your fluency. Learn more!

These are my collections of task when i was in college. I hope it can help readers to complement of your English Conversation even though it just a little English conversation that i can. Enjoy it !

- Arliyana -

MICROSOFT VISIO

Organization Chart

Cara Membuat Struktur Organisasi

Langkah untuk membuat Struktur organisasi seperti gambar dibawah ini :

1.       Buka Microsoft Visio terlebih dahulu
2.       Untuk membuat struktur organisasi kita harus menggunakan Shape Organization Chart.
3.       Klik File , Pilih Shape, Pilih Organization Chart, Pilih Organization Chart Shapes

  

4.       Maka akan keluar bentuk-bentuk di Shape Navigation di sebelah kiri

Fungsi dari Organization Chart Shapes adalah untuk membuat struktur organisasi sesuai dengan jabatan yang sekarang.

• Executive : untuk orang memiliki jabatan diatas seperti bozz dll.
• Manager : untuk orang yang memiliki jabatan/level dibawah bozz.
• Position : untuk orang yang memiliki posisi-posisi tertentu di dalam perusahaan atau   Organisasi
• Consultant : untuk orang yang jabatan atau posisinya bergerak dibidang konsultan perusahaan atau organisasi
• Team Frame : Struktur organisasi yang sudah ditetapkan orang tersebut sudah termasuk ke dalam bingkai yang sudah atur dengan posisi yang sudah ditentukan.
• Staff : Pegawai dari perusahaan atau organisasi
• Multiple Shape : beberapa bentuk yang sesuai dengan jabatan dan tidak bisa berbeda gambar contoh : jika kita ingin manager dan kita ingin position maka kita harus menambah tidak bisa secara langsung harus satu persatu.
• Three Position : bagan untuk 3 posisi yang sama dengan jabatan yang berbeda.
• Dynamic Connector : untuk mengkoneksikan bagan sesuai dengan alur bagan organisasi tersebut.
• Title date : Memberikan tema/judul agar orang lain bisa membaca struktur organisasi dengan judul
• Kegunaan Backgrounds : memberikan dasar atau latar dari struktur organisasi agar memberikan efek yang bagus dari gambar tersebut.

5.       Kemudian buatlah struktur organisasi seperti yang ada di contoh
6.       Coba lakukan dengan drag and drop gambar yang akan diletakkan pada kertas drawing
7.       Maka akan jadi hasil gambar seperti berikut

 

  

Stencil

Untuk memudahkan penggunaan shape yang sudah disediakan pad Shapes Pane disebelah kiri, kita dapat menggunakan STENCIL dengan cara sebagai berikut :

1.       Pilih View
2.       Pilih Toolbars

3.       Pilih Stencil

4.       Maka akan keluar dialog box seperti dibawah ini.

5.       Terdapat beberapa macam bentuk untuk mempermudah kita menggunakan bentuk yang ada di shape pane

• Icons and Names
• Icons Only
• Names Only
• Icons and Details

6.       Maka bentuk stencil yang kita terapkan akan keluar pada shape pane

 

Export dari Visio ke Excel

Visio dan Excel dapat diaplikasikan menjadi satu. Misalkan membuat struktur organisasi melalui Visio, dapat dipindahkan ke Excel, begitupun sebaliknya. Sehingga ini dapat memudahkan untuk membuat struktur organisasi tidak hanya langsung menggambar di Visio melainkan dapat membuat tablenya terlebih dahulu di Excel.

Langkah mengekspor dari Visio ke Excel, yaitu :

1.       Pilih Organization Chart
2.       Pilih Export Organization Data

3.       Simpan data dengan nama yang diinginkan dan tempat yang sudah ditentukan
4.       Simpan dengan format Excel 2003 ataupun 2007
5.       Lalu klik Save

6.       Maka dengan begitu, data dari Visio akan menjadi data Excel

Import ke Visio dari Excel

Langkah untuk mengimporkan dari excel ke dalam visio adalah sebagai berikut :

1. Buat data melalui Excel terlebih dahulu
2. Simpan data Excel pada tempat yang sudah ditentukan

3. Buka Microsoft Visio
4. Pilih Organization Chart lalu pilih Import Organizaton Data

5. Pilih “A text, Org Plus (*,txt), or Excel file di dialog box Information that’s already stored in a file or database (karena agar memungkinkan file tersebut jadi dalam bentuk visio) tekan Next.

6. Browser data file anda di dalam computer Lalu tekan Next.

 

 

7. Pilih kolom-kolom untuk dijadikan dalam bentuk visio contoh : Columns pertama nama, Coloumns 2 Reports to : Title  dan yang terakhir adalah department, Tekan Next
8. Lalu kita pindahkan columns tersebut ke dalam displayed fields

9. Tambahkan data file columns ke dalam shape dat fields dengan tekan Add

10. Centang "I want to specify how much my organization to display on each page", Tekan Next

11. Ada perintah apakah anda ingin menambah 26 konten dari file excel tersebut, Tekan Yes

-SEKIAN-