MICROSOFT VISIO

BRAINSTORMING

Brainstorming adalah satu aktivitas yang efektif dan efisien untuk mengeluarkan ide-ide baru yang membawa kita pada suatu pemecahan suatu masalah. Brainstorming dapat dilakukan secara berkelompok atau sendirian.

Langkah selanjutnya adalah menggabungkan ide-ide yang kita peroleh dan buatlah beberapa topik, yang perlu sedikit pembahasan lebih mendalam. Kemudian klasifikasikan ide-ide yang relevan dan tidak relevan. Dengan begitu kita akan mendapatkan gambaran yang sedikit lebih jelas tentang pembahasan  yang akan kita tulis.

Dibawah ini adalah langkah – langkah untuk membuat Brainstorming dengan pembahasan Sekretaris :

1. Buka visio terlebih dahulu

2. Pilih Brainstorming kemudian pilih Brainstorming Diagram

3. Maka akan muncul Brainstorming kecil untuk membuat diagram Brainstorming

Auto-Arrange Topics   : untuk menyusun kembali diagram yang telah dibuat agar lebih rapi

Add main topic            : untuk memasukkan topik utama

Add subtopic               : untuk memasukkan sub topik

Add peer topic            : untuk memasukkan sub topic yang sejajar dgn sebelumnya

Add multiple subtopic  : untuk memasukkan sub topic yang sekaligus lebih dari 3 atau dlm jumlah banyak

 

 

4. Atur diagram dengan menggunakan navigation shapes yg berisi brainstorming shapes, backgrounds, Borders and titles, Legends shapes

   

5. Masukkan topic utama dengan klik Add Main Topic

6. Lalu klik Add multiple subtopics untuk memasukkan beberapa sub topik seperti gambar dibawah ini

7. Maka hasilnya seperti gambar dibawah ini

8. Lakukan hal yang sama seperti sebelumnya jika masih ada sub sub topik yang harus diisikan pada tiap sub topic.

Cara untuk menghias bentuk dan warna diagram brainstorming, yaitu :

Layout

1. Pilih Brainstorming pada menu

2. Klik Layout

3. Maka akan keluar bentuk garis dan bentuk diagram yang diinginkan

4. Klik Apply untuk melihat terlebih dahulu sekaligus menerapkan model layout

5. Klik OK

Theme

1. Pilih Brainstorming pada menu

2. Klik Theme

3. Ada beberapa pilihan tema dari tampilan diagram, salah satunya Mosaic 1 seperti gambar dibawah ini

4. Lalu klik OK untuk langsung menerapkannya pada diagram brainstorming

5. Maka hasilnya akan seperti gambar dibawah ini

Colouring

1. Blok keseluruhan diagram sehingga keluar kotak seperti gambar disamping ini

2. Lalu lakukan pewarnaan pada font, fill shapes dan outline sehingga jadi seperti ini

Topic Shape

1. Blok bagian diagram yang ingin diubah bentuknya terlebih dahulu

2. Pilih Brainstorming pada menu

3. Pilih Change Topic Shape

4. Ada beberapa bentuk shape, yaitu oval, cloud, rectangle, line, freehand dan wave.

5. Kita coba dengan salah satu bentuk, yaitu freehand

6. Klik OK untuk menerapkan

7. Maka akan seperti ini hasilnya.

-SEKIAN-

Learn more »

MICROSOFT VISIO 2003

WORK FLOW

Work Flow merupakan urutan-urutan langkah yang bersambung untuk mencapai hasil atau tujuan dari proses bisnis yang telah ada. Setiap langkah mengikuti contoh yang tanpa ada penundaan dan berakhir tepat sebelum langkah berikutnya dapat dimulai. Konsep ini berhubungan dengan tugas-tugas agar tidak saling tumpang tindih. Work Flow dapat dilihat sebagai abstraksi dari setiap pekerjaan yang nyata.

Alur kerja terdiri dari urutan langkah yang bersambung. Penekanan yang ada pada aliran paradigma, di mana setiap langkah mengikuti preseden tanpa penundaan atau kesenjangan dan berakhir tepat sebelum langkah berikutnya mungkin mulai. Konsep ini berhubungan dengan non tumpang tindih tugas tunggal sumber daya. Aliran yang dijelaskan dapat merujuk ke dokumen atau produk yang sedang ditransfer dari satu langkah ke yang lain. Konsep alur kerja berhubungan erat dengan konsep-konsep lain yang digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi, seperti silo, fungsi, tim, proyek, kebijakan dan hirarki.

Langkah-langkah untuk membuat Workflow melalui Visio, sebagai berikut :

1. Buka aplikasi Visio melalui Start Menu, Pilih Microsoft Visio 2003 / 2007 

 

2. Pilih Business Process kemudian pilih Work Flow

 

3. Pilih File -> Shapes -> Business Process -> Work Flow Diagram Shapes

 

4. Maka akan muncul navigation pane Shapes yang berisi bentuk untuk membuat work flow

5. Untuk mencari bentuk lain, dapat langsung ketikkan kata kunci di Search for shapes Box

Saya memberi beberapa contoh untuk dapat dikerjakan, yaitu :

1. Tata Cara Pendaftaran mahasiswa baru
2. Administrasi Umum Peminjaman Ruang Kelas dan Audit
3. AAK Pengantian Mata Kuliah

Keterangan :

1. PENMARU (PENDAFTARAN)

Work Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru

• Mahasiswa baru membeli formulir di bagian penmaru
• Setelah calon mahasiswa mengisi formulir dengan lengkap dengan persyaratan yang sudah ditentukan
• Petugas penmaru membuat nomer tes
• Petugas penmaru menentukan ruangan tes
• Petugas memberikan nomer tes peserta kepada calon mahasiswa
• Pelaksanaan tes
• Mengumumkan hasil test di dalam website stikom atau dapat dillihat dipapan pengumuman stikom
• Lalu melakukan registerasi kepada bagian penmaru

2. AU (Peminjaman Ruangan Kelas)

• Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2
• Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan
• Memberitahukan kepada AAK  bahwa ruangan ini akan kami pinjam untuk keperluan rapat atau lainya
• Petugas AAK akan mengecek apakah ruangan tersebut terpakai atau tidak sesuai dengan ruangan yang kosong
• Petugas AAK akan memberikan tanda tangan dan stempel
• Setelah dari AAK form tersebut akan ditujukan kepada kemahasiswaan untuk meminta tanda tangan dan stempel
• Mahasiswa meminta tanda tangan kepada kepala bagian AU
• Lalu mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas ruangan

  

3. AU (Peminjaman Ruangan Audit, Expo dan Serba Guna)

• Mengisi formulir peminjaman ruangan di gedung biru lat 2
• Melengkapi semua formulir peminjaman ruangan
• Lalu mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada kemahasiswaaan
• Mahasiswa meminta tanda tangan dan stempel kepada petugas AU
• Dan mahasiswa akan mengcopykan form sebanyak 3x, pertama untuk Kemahasiswaan kedua untuk petugas AU dan terakhir untuk petugas audit

4. AAK (Penggantian jadwal kuliah)

 

• Dosen memberitahukan atau mengkonfirmasi kepada AAK tentang mata kuliah dan kelas yang akan digantikan
• Dosen dan petugas AAK melakukan pengecekan dengan aplikasi apakah ada mata kuliah yang kres atau tidak.
• Maka dilakukan penjadwalan mata kuliah
• Penjadwalan yang sudah diganti akan berubah status

Dosen Ijin = sudah memberitahukan sebelumnya
Dosen Alpa = tidak masuk apabila tidak ada konfirmasi kedatangan selama 24 jam dari mata kuliah

• Mata kuliah pengganti akan muncul di SIIS.

 

-SEKIAN-

Learn more »