MICROSOFT WORD 2007 

MAIL MERGE

Kegunaan : untuk menggabungkan dokumen yang akan dikirimkan pada penerima surat. Biasanya digunakan untuk pengiriman surat dalam jumlah banyak. Sehingga, data yang digunakan kolaborasi antara Microsoft Word dengan Microsoft Excel. Penggunaan Mail Merge tidak hanya terpaku untuk membuat surat, jadi apapun bentuk dokumennya, jika membutuhkan tujuan pengiriman massal atau dalam jumlah banyak, dapat juga menggunakan Mail Merge.

Microsoft Word : menjadi template dokumen yang akan dikirimkan dan tidak mengubah apapun.

Microsoft Excel : menjadi sumber data recipient atau data penerima surat dan ini dapat berubah-ubah sesuai kebutuhan.

Mail Merge berada di Tab Mailing dalam Group Start Mail Merge

Langkah dan contoh :

1. Siapkan terlebih dahulu dokumen di Microsoft Excel untuk daftar penerima. 

2. Lakukan change name range data dengan nama misalkan "RANGE".

3. Lalu Save di drive yang sama dengan drive penyimpanan dokumen mail merge. 

4. Pilih Menu Start Mail Merge kemudian pilih salah satu pada gambar. Misal Label.

5. Pilih jenis dan ukuran kertas yang diinginkan seperti gambar di atas. Lalu klik OK 

 

6. Setelah itu akan keluar Tabel di bawah ini. Lakukan perintah pembuatan tabel seperti gambar berikut agar tabel terbentuk dengan benar.

7. Lakukan penggandaan tabel dengan klik kanan, maka Anda dapat lakukan hal seperti gambar di atas.

 

8. Lanjutkan Pilih menu Select Recipients, Pilih Use Existing List.

9. Maka akan keluar pop up seperti di bawah ini.

10. Buka drive dimana Anda menyimpan main dokumen tadi. Lalu klik Open 

11. Pilih nama range yang tadi telah dibuat sebelumnya. misalkan "RANGE". Lalu klik OK 

12. Setelah itu, lakukan Update Labels. Sehingga semua label yang ada terisi dengan benar

13. Masukkan field yang ada pada Rules yang bernama Next Record pada label yang pertama 

14. Masukkan satu per satu field yang ada pada Insert Merge Field. Sehingga semua field tercantum seluruhnya pada tiap label 

15. Lakukan peng-Update-an kembali. Agar field dapat tercantum diseluruh label.

16. Hasil yang diharapkan dari Update yaitu seperti gambar di bawah ini. 

17. Untuk Final touch, dapat klik Preview Results agar semua data dapat terlihat dengan benar.

18. Arah panah dan angka itu menunjukkan data sesuai urutan yang ada pada data Excel yang dibuat sehingga berguna juga untuk mencari field yang akan dikirim. 

-SEKIAN-

Learn more »

MICROSOFT WORD 2007

STYLE, FOOTNOTE, INDEX, CAPTION, TOC

Masih berkelanjutan dari pembahasan sebelumnya di pertemuan ke 2 mengenai Editing, sekarang pembahasan mengenai pembuatan Style, Footnote, Index, Caption dan Table of Content.

    A. STYLE

Kegunaan Style yaitu memberikan efek kepada dokumen yang telah dibuat, seperti efek judul, Paragraf, font yang diterapkan serta ukurannya, dll. Style akan berkaitan dengan pembuatan Table of Content (TOC) atau biasa disebut sebagai daftar isi untuk pemahaman umumnya.

Langkah dan contoh :

1. Klik Launcher box yang ada pada Group Style, maka akan keluar seperti gambar di atas. 

2. Untuk membuat Style baru, dapat menggunakan New Style seperti gambar dibawah ini. 

3. Maka akan keluar dialog box agar dapat memodifikasi format yang ada sesuai kebutuhan pengguna dengan menggunakan Menu Format yang berada di sebelah kiri pojok bawah.

Adapun Menu-menu yang ada di format, antara lain :

        a. Font

        b. Paragraph

        c. Language 

        d. Numbering and Bullets dll 

4. Setelah klik OK, maka akan jadi style kita sendiri seperti contoh Judul1 di bawah ini.

5. Untuk mengatur ulang kembali style yang kita buat, dapat dengan klik kanan pada Judul1 lalu akan keluar pilihan Modify, setelah itu klik.

  

6. Maka akan keluar dialog box seperti gambar di atas, setelah itu dapat dilakukan perubahan style. Berikut hasil dari Style yang telah dibuat.

7. Cukup Mengarahkan kursor pada kalimat yang ingin diberikan Style, kemudian klik atau pilih Style yang telah dibuat atau diinginkan. 

    B. FOOTNOTE/ENDNOTE

Kegunaannya untuk menuliskan catatan kaki pada halaman dokumen.

Langkah dan contoh :

    C. TABLE OF CONTENTS

Kegunaannya untuk membuat daftar isi tanpa bersusah payah membuat satu per satu untuk melihat halaman.

Langkah dan contoh :

1. Pilih Insert Table of Content yang ada pada Group TOC

2. Klik Ok jika sudah fix pada pilihan yang ada

 3. Jika ingin mengubah apa yang ada pada TOC table, dapat klik Modify. Maka akan keluar dialog box seperti gambar di bawah ini 

4. Jika masih ingin mengubah secara keseluruhan pada TOC, dapat klik lagi Modify yang ada pada box sebelah kiri atas ini. Lalu tekan Ok jika sudah yakin. 

5. Ini merupakan contoh dari hasil TOC yang telah kita buat 

    D. CAPTION

Kegunaannya : untuk menambahkan keterangan ada gambar dan membuat daftar dari keterangan gambar itu sendiri. 

Langkah dan contoh :

1. Pilih Insert Caption, maka akan keluar dialog box seperti ini.

2. Klik New Label untuk membuat label baru, sehingga keluar Label Name Box untuk memasukkan nama baru, misalkan Picture.

3. Hasil yang dapat dilihat setelah kita klik OK. 

    E. INDEX

Kegunaannya untuk memudahkan kita dalam mencari kata-kata serta halamannya yang terletak di belakang halaman dokumen.

Langkah dan Contoh :

1. Pilih kata yang akan diberi tanda index, Lalu klik Mark Entry.

 2. Setelah klik OK setelah kita pilih insert Index, maka di atas inilah hasil index yang kita buat. 

3. Ini merupakan hasil sempurna dari Index 

-SEKIAN-

Learn more »

MICROSOFT WORD 2007

EDITING

Pada pertemuan kedua ini, masih melanjutkan pertemuan pertama yaitu membahas editing dokumen. Pembahasan yang lebih mendalam mengenai kombinasi penggunaan Page Break, Section dan Header & Footer.

PAGE LAYOUT

Untuk Page Break berada di Tab Page Layout pada group Page Setup.

    A. Page Break

Kegunaan dari Page Break, yaitu : untuk menambahkan halaman dengan format yang sama dengan format halaman sebelumnya.

Contoh dan Langkah-langkah menggunakan Page Break, yaitu :

1. Pilih Tab Page Layout

2. Pilih Group Page Setup

3. Klik Breaks

4. Lalu pilih Page pada List Page Breaks

5. Tanda panah dimisalkan letak untuk memisahkan halaman

6. Lalu klik Page seperti contoh berikut

7. Maka hasilnya akan seperti gambar di bawah ini. Terlihat contoh dokumen tersebut di atas terpisah menjadi berbeda halaman.

    B. Section 

Kegunaannya untuk : Mengubah dan membedakan tampilan tiap section atau sebagian dari halaman sekaligus dapat menerapkan format baru pada halaman selanjutnya.

Contoh dan Langkah-langkah menggunakan Page Break, yaitu :

1. Pilih Tab Page Layout

2. Pilih Group Page Setup

3. Klik Breaks

4. Lalu pilih Section Breaks pada List Page Breaks

5. Aktifkan Section Next Page yang ada pada menu Breaks

6. Setelah itu akan menghasilkan perbedaan halaman yang mana halaman berikutnya akan dapat diubah seperti keinginan kita. Misalkan seperti contoh di bawah ini, halaman selanjutnya kita ubah orientasinya menjadi Landscape. Tetapi yang berganti lanscape hanyalah halaman berikutnya. Dengan begitu, halaman dapat diubahsuaikan dengan keinginan kita seperti contoh ini

 

7. Dapat kita lihat perbedaannya dengan section 1 dan section 2 seperti gambar di bawah

8. Section memiliki link "Same as Previous" seperti gambar di bawah. Untuk menghilangkan link seperti itu, maka nonaktifkan link as Previous-nya.

 

9. Maka, dengan begitu "Same as Previous"-nya akan hilang seperti gambar di bawah ini.

 

    

    C. Kombinasi antara Section Breaks dengan Header & Footer.

Cara menggabungkan Section Breaks dengan Penggunaan Header dan Footer.

Contoh dan Langkah-langkahnya :

1. Pilihlah Next Page pada Section Breaks untuk membedakan halaman yang akan dibuat

2. Dengan Section, kita dapat mengubah header dan footer yang berbeda di tiap sectionnya.

3. Ketika mengaktifkan Header Footer dengan cara mengklik 2x di area Header ato Footer, sudah terjadi perbedaan section, yaitu section 1, section 2 dan section 3.

Section 1, tidak memiliki Header & Footer

Section 2, memiliki header yang terletak di tengah dan hanya berisi judul

Section 3, memiliki header yang bervariasi yang berisi nama dan judul

Dari Page break dan section, dapat kita tarik kesimpulan :

-SEKIAN-

Learn more »