MICROSOFT OUTLOOK 2007

Management Calender

• Cara membuat Jadwal yang berkelanjutan

1. Klik Calender 

 

2. Pilih tampilan Day untuk menunjukkan jadwal harian

3. Klik 2 kali pada kolom jam yang diinginkan

 

 4. Isikan jadwal, tempat dan pukul pada tempat yang ada

 

5. Pilih Recurrence

 

6. Pilih sampai tanggal berapa jadwal itu terlaksana pada End By

 

7. Pilih Categories >> All Categories

 

8. Ubah nama warna dengan klik Rename pada warna tertentu lalu klik OK

9. Klik Save & Close, maka akan tersimpan

Management Contacts

• Cara meng-eksport kartu nama ke Gmail :

1. Klik Contacts pada navigation pane

 

2. Klik File lalu pilih Import and Export

 

3. Pilih Export to a file , klik Next

4. Pilih Comma Separated Values (DOS) klik Next

 

5. Pilih Contacts dan klik Next

6. Klik Browse untuk mengambil data kartu nama

Management Calendar 

• Cara mengirim Kalender kegiatan kita melalui email :

1. Pilih Calendar pada navigation pane 

 

2. Pilih Send a Calendar via email yg ada di atas navigation pane

 

3. Pilih kalender yang bagaiman yang akan dikirim , misalkan Whole Calendar

4. Klik See Working Hours

 

5. Pilih Jenis kesibukkan yang akan kalian tampilkan pada kalender

6. Klik OK

 

7. Klik OK

8. Klik Yes

 

9. Kalender yang akan dikirim sudah jadi , lalu klik Send 

Membuat Appointment , Meeting dan Event

• Cara membuat undangan meeting :

1. Klik New --> Meeting Request

2. Pilih Recipient yang akan diundang , klik To

 

3. Pilih kontak , misalkan Belinda. Klik Required klik OK

 

4. Isikan Subject undangan dan Lokasinya serta waktu

5. Isikan Maksud undangan anda . Lalu klik Send

• Cara menerima dan menolak undangan

1. Pilih email yang berisi undangan

 

2. Jika menerima pilih Accept

3. Pilih Edit the response before sending jika ingin mengetik jawaban. klik OK

 

4. Isikan Jawaban pada lembar pesan

5. Pilih Decline jika ingin menolak

6. Isikan jawaban penolakan pada lembar pesan email

-SEKIAN-

HUMAS (HUBUNGAN MASYARAKAT) 

(PERT 3)

Public Relation

L. Media relation (Humas) 

               

               adalah alat - alat yang digunakan untuk menginformasikan informasi 

M. Peranan Media Relation dalam Strategi Kehumasan

• Cooperate PR 
• Stakeholder relation 
• Marketing PR 

N. Mengapa Media Relation

• Karena agar tidak terjadi kesenjangan pelayanan informasi kehumasan 
• Sering terjadi ketegangan antara petugas humas (pro) dengan media wartawan

O. Alur Pikir Kesenjangan

Instansi dan masyarakat saling memiliki kepentingan. Instansi membutuhkan PR untuk pusat pelayanan & komunikasi publik. Sedangkan masyarakat membutuhkan jasa wartawan untuk informasi yang jelas. Disini peran PR menangani kesenjangan dengan saling memberikan informasi yang jelas dan benar. 

P. Pertentangan -> Perbedaan antara fungsi dan tugas

                    Wartawan -> Mencari (BERITA) 

• Issue 
• Nilai berita 
• Sensasional 
• Berita sisi negatif 

                    Humas -> Memperoleh (CITRA) 

• Publikasi positif 
• Superlatif 
• Promosi 
• Segi positif

Q. Bagi Pers, perolehan informasi bukan hanya dari Humas :

• Humas perlu memahami, mempelajari, menghargai institusi pers & peran sertanya 
• Humas perlu memahami mengenai seluk beluk organisasi & kerja pers 

R. Informasi yang dimuat oleh Pers

• Memiliki nilai aktual dan interest untuk masyarakat 
• Lengkap 
• Akurat 
• Komprehensif 
• Diperoleh dengan cepat dan tepat pada waktunya (24jam)

S. Tujuan

• Pengenalan (awareness) 
• Mencari publisitas (publicity) 
• Peluncuran suatu produk (product launching) 
• Kegiatan kampanye (campaign) 
• Mempengaruhi opini publik (public opinion) 
• Menetralisir berita negatif

T. Membina Hubungan Pers yang harmonis 

• Terus terang dan ramah, namun tetap tugas dan profesional 
• Saling memahami fungsi dan kewajiban 
• Akrab tetapi tetap jaga jarak 
• Kenali Pemimpin Redaksi (Pemred) dan Wakil (Wapemred) 
• Meminta Kartu nama 
• Jangan menutupi saluran informasi ketika sedang menghadapi masalah 
• Tidak perlu mengemis untuk publisitas 

-SEKIAN-

ENGLISH CONVERSATION II 

TELEPHONE CONVERSATION

Here are some typical phrases that you can use in a telephone conversation.

Answering the phone

• Hello? (informal)
• Thank you for calling Boyz Autobody. Jody speaking. How can I help you?
• Doctor's office.

Introducing yourself

• Hey George. It's Lisa calling. (informal)
• Hello, this is Julie Madison calling.
• Hi, it's Gerry from the dentist's office here.
• This is she.*
• Speaking.*

*The person answering says this if the caller does not recognize their voice*

Asking to speak with someone

• Is Fred in? (informal)
• Is Jackson there, please? (informal)
• Can I talk to your sister? (informal)
• May I speak with Mr. Green, please?
• Would the doctor be in/available?

Connecting someone

• Just a sec. I'll get him. (informal)
• Hang on one second. (informal)
• Please hold and I'll put you through to his office.
• One moment please.
• All of our operators are busy at this time. Please hold for the next available person.

Making special requests

• Could you please repeat that?
• Would you mind spelling that for me?
• Could you speak up a little please?
• Can you speak a little slower please. My English isn't very strong.
• Can you call me back? I think we have a bad connection.
• Can you please hold for a minute? I have another call.

Taking a message for someone

• Sammy's not in. Who's this? (informal)
• I'm sorry, Lisa's not here at the moment. Can I ask who's calling?
• I'm afraid he's stepped out. Would you like to leave a message?
• He's on lunch right now. Who's calling please?
• He's busy right now. Can you call again later?
• I'll let him know you called.
• I'll make sure she gets the message.

Leaving a message with someone

• Yes, can you tell him his wife called, please.
• No, that's okay, I'll call back later.
• Yes, it's James from CompInc here. When do you expect her back in the office?
• Thanks, could you ask him to call Brian when he gets in?
• Do you have a pen handy. I don't think he has my number.
• Thanks. My number is 222-3456, extension 12.

Confirming information

• Okay, I've got it all down.
• Let me repeat that just to make sure.
• Did you say 555 Charles St.?
• You said your name was John, right?
• I'll make sure he gets the message.

Listening to an answering machine

• Hello. You've reached 222-6789. Please leave a detailed message after the beep. Thank you.
• Hi, this is Elizabeth. I'm sorry I'm not available to take your call at this time. Leave me a message and I'll get back to you as soon as I can.
• Thank you for calling Dr. Mindi's office. Our hours are 9am-5pm, Monday-Friday. Please call back during these hours, or leave a message after the tone. If this is an emergency please call the hospital at 333-7896.

Leaving a message on an answering machine

• Hey Mikako. It's Yuka. Call me! (informal)
• Hello, this is Ricardo calling for Luke. Could you please return my call as soon as possible. My number is 334-5689. Thank you.
• Hello Maxwell. This is Marina from the doctor's office calling. I just wanted to let you know that you're due for a check-up this month. Please give us a ring/buzz whenever it's convenient.

Finishing a conversation

• Well, I guess I better get going. Talk to you soon.
• Thanks for calling. Bye for now.
• I have to let you go now.
• I have another call coming through. I better run.
• I'm afraid that's my other line.
• I'll talk to you again soon. Bye.

Sourced by : http://www.englishclub.com/speaking/telephone_language.htm

MICROSOFT OUTLOOK 2007

Management Contact

• Pengelolaan kontak digunakan untuk memudahkan pengiriman email secara cepat.
• Pengelolaan kontak dapat dilakukan dengan membuat Distribution List.
• Kelebihan :

1. Memudahkan pengiriman email yang sama pada banyak orang yang berada pada satu organisasi
2. Memudahkan melakukan management email dengan kondisi yang sama
3. Memudahkan mengundang untun kehadiran pada suatu kegiatan

• Cara membuat Distribution List :

1. Pilih Contacts yang ada pada Navigation Pane

2. Pilih New lalu klik Distribution List

 

3. Ketika keluar kotak members, pilih Select Members dan ketikkan Nama distribution list

 

4. Lalu pilih nama member dari Contacts dan klik Members

5. Klik OK

 

Hasil dari Distribution List

Management Email

• Manajemen email dilakukan untuk mengelompokkan email yang kita dapatkan
• Manajemen email yang akan saya jelaskan disini yaitu Manajemen Email melalui Web browse dan Manajemen Email melalui Microsoft Outlook 2007

A. Manajemen Email melalui Web browse

1. Buka email Anda. Misalkan Google Mail.

2. Klik '6 lainnya' di sisi sebelah kiri.

3. Lalu pilih 'Buat Label Baru'

 

4. Maka akan keluar kotak Label Baru. Lalu isikan nama Label

5. Klik 'Buat'

 

6. Isikan email dari pengirim.

7. Maka akan keluar email yg berasal dari email pengirim.

8. Klik 'Langkah Berikutnya'

 

 9. Pada tampilan mail.google.com, Pilih Lainnya

10. Pilih 'Saring Pesan Seperti Berikut'

11. Pilih dan Centang Label yang akan digunakan

12. Lalu klik 'Buat Filter'

 

13. Pada tampilan depan mail.google.com, klik Pindahkan ke -

14. Lalu Pilih Label mana yang akan digunakan untuk menampung email

 

15. Setelah ada tulisan seperti gambar di bawah ini. Maka semua pesan yang telah dipilih akan masuk pada Label tersebut

B. Manajemen Email pada Ms. Outlook 2007

1. Pilih Tools pada Tab Menu yang ada pada Ms. Outlook 2007

2. Pilih Rules and Alerts

 

3. Pilih New Rules pada dialog box di bawah ini

 

4. Pilih 'Move messages from someone to a folder' : untuk mengelompokkan pesan dari seseorang

5. Klik 'People or distribution list'

6. Pilih kontak pesan yang akan dibuat. Misalkan Cindy.

7. Klik From dan lalu OK

8. Pilih 'Specified' folder untuk membuat folder khususnya

 

 9. Klik New untuk membuat folder baru

10. Ketikkan nama foldernya. Misalkan Cindy. Klik OK

11. Maka hasilnya akan seperti gambar dibawah ini

12. Klik Next

 

13. Klik Next

14. Klik Next lagi

15. Klik Next lagi

16. Centang 'Run this rule now on messages already in "Inbox" '

17. Klik Finish

18. Hasilnya akan ada folder baru yang bernama Cindy

 

Membuat Signature

• Signature adalah tanda pengenal pengirim yang ada pada pesan ketika mengirim pesan
• Ada dua cara membuat Signature, ada yang melalui Gmail dan Ms. Outlool 2007

A. Signature Gmail

1. Pada gambar gir dipojok kanan atas, klik Setelan mail

2. Cari bagian 'Tanda Tangan'

3. Isikan pesan yang identik dengan Anda

4. Lalu klik 'Simpan Perubahan'

B. Signature Outlook

1. Klik New

2. Pilih tab 'Insert'

3. Klik Signature pada Group Include, klik Signature 

 4. Klik 'New' untuk membuat Signature baru

5. Buat nama Signature pada dialog box dibawah ini. Contoh CAP

6. Klik OK

 7. Klik 'Save' lalu klik 'OK'

 8. Maka hasilnya setiap kali kita mengirim pesan akan ada Signature

-SEKIAN-